Toplantılarda En Sık Yapılan 7 Hata
Çoğu organizasyon toplantılarda benzer hatalar yapıyor. Bu hatalar tespit edilebildiğinde, kolayca çözülebilir. Aşağıdaki 7 hatanın kaç tanesini yaptığınızı kontrol edin.
Açık Gündem Olmadan Toplantı Yapma
Gündem belirlenmeden başlanan toplantılar saptanır ve boşa gitmeye mahkum edilir. Tüm katılımcılar önceden, neyin tartışılacağını bilmelidir.
Yanlış İnsanları Çağırma
Toplantıya katkı sağlamayacak kişileri davet etmek, verimsizliği arttırır ve zamanı boşa harcatır. Sadece ilgili kişiler davet edilmeli.
Zamanında Başlamamak
Geç kalanları beklemek, zamanında gelenlere saygısızlıktır. Tam saatinde başlama disiplini, toplantı kültürünü güçlendirir.
Tartışmayı Kontrol Edememe
Konu dışına çıkan tartışmalar, toplantıyı raydan çıkarır. Moderatör, konuyu geri çekme sorumluluğu taşır.
Karar Almama
Bazı toplantılar kararla bitmez. Karar başında olana bağlı olmalıdır. Tartışma verimliyse, karar verilmelidir.
Aksiyon Maddeleri Tanımlamamak
Kararlar açıksa, aksiyon adımları belirlenmeli, sorumlu kişiler atanmalı ve teslim tarihleri tanımlanmalıdır.
Takip Yapmamak
Toplantı notları yazılsa bile, kararları takip etmeyen organizasyonlar toplantı kültürünü yitirirler. Takip etmek, kadar işindelik kazandırır.
Verimli vs Verimsiz Toplantı
Verimli Toplantı
- ✓Açık gündem vardır
- ✓Zamanında başlar
- ✓Kararla biter
- ✓Aksiyon maddeleri tanımlanır
- ✓Takip yapılır
Verimsiz Toplantı
- ✗Gündem belirsiz
- ✗Geç başlar
- ✗Kararıyla bitmez
- ✗Aksiyon belirsiz
- ✗Takip edilmez